書類の電子化とは？関連する法律や課題、解決策まで解説！

社内に紙の書類が散在していると、必要な情報の検索に時間がかかり、業務効率の低下につながります。しかし、コストやリソース、手間、機密情報の取り扱いなどの観点からなかなか電子化が進まないケースも少なくありません。

また書類の電子化に伴い、法令への準拠の重要性も高まっています。

本記事では、書類の電子化の概要から、関連する法律、電子化のメリット、進める際の課題と解決のポイント、外部委託するメリットまで解説します。

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書類の電子化とは、紙の書類を電子データに変換すること、または、紙の書類によるやりとりを電子データでのやりとりに置き換えることを指します。

これにより、書類を電子データとしてパソコンやスマートフォンなどで取り扱えるようになります。

既存の紙書類を電子化する方法としては、スキャンや撮影を行い、パソコンに電子データとして取り込み、加工した上で「PDF」や「JPEG」などの形式で保存する方法が一般的です。

‐電子化とデジタル化の違い‐

電子化は、デジタル化とは似ているようで意味が異なります。

電子化は、主に紙媒体を電子媒体に変換することを指します。

一方、デジタル化は、ITシステムなどのデジタル技術を活用して、業務プロセスを効率化・改善することを指します。その業務プロセスの改善の過程で、紙媒体を電子媒体に変換することも多くあります。そのため、電子化はデジタル化に含まれる概念と言えます。しかし、電子化そのものは業務を改善するという意味合いは含んでいません。

目的も異なり、電子化は紙媒体のデータ化自体が目的であるのに対し、デジタル化は業務の効率化や高度化を目的としています。

‐書類の電子化が求められている背景‐

近年、企業において書類の電子化が求められている背景として、電子帳簿保存法の改正やリモートワークの普及、環境負荷の低減などが挙げられます。

電子帳簿保存法については後述しますが、法改正により電子取引データの保存義務が強化され、法令に準拠した対応が求められます。

パンデミックを受け、リモートワークが急速に普及したことで、遠隔から社内情報へアクセスできる環境整備の必要性が高まりました。

また、ペーパーレス化は紙の焼却時に伴うCO2排出の削減にも寄与するため、環境配慮の観点からも重要な取り組みとなっています。そのため、社会的な要請に応じるための取り組みの一つとしても必要性が増しています。

‐書類の電子化にまつわる法律‐

書類の電子化は、国を挙げて推進されており、法制度も整備されています。書類の電子化にまつわる法律として、次のものが挙げられます。

・電子帳簿保存法
1998年7月に施行された、税務関係の帳簿書類のデータ保存を可能とする法律です。

従来、書面でのやりとりで保存が必要であった注文書や契約書、領収書、見積書、請求書などについて、電子データの受領や保存が可能となっています。

2022年1月1日に改正法が施行され、所得税法・法人税法上の保存義務者に該当する事業者は、電子取引で授受した取引情報を、紙に出力して保存するのではなく、電子データのまま保存する対応が原則として必要になりました。
保存時には改ざんされていない正しいものであるかどうかを証明する「真実性の確保」と、内容を確認できるようにする「可視性の確保」の要件を満たす必要があります。

・e-文書法
2005年4月に施行された法律です。各種法令で書面による保存・作成・縦覧・交付などが求められていた文書について、一定の要件を満たすことで電磁的記録による対応を認める法律です。ただし、対象や要件は文書の種類や所管法令によって異なります。

保存要件には、主に「見読性・完全性・検索性・機密性」の4つが挙げられます。ただし、すべての文書に一律で同じ要件が課されるわけではなく、対象文書や関連法令に応じて必要な要件を確認することが重要です。

書類の電子化のメリットをご紹介します。

‐検索性の向上・業務効率化‐

業務で調べものをする際、従来は紙の書類を、キャビネットなどに紙の書類がファイリングされたバインダー等を取り出し、ページをめくって必要な情報を探す手間がありました。電子化により、電子データのキーワード検索が可能となり、業務の効率化とスピード向上を実現します。

また、OCR処理による全文検索対応、ファイル名やフォルダ構成のルール化、管理台帳・メタデータの整備まで行うことで、電子化後の活用効果をさらに高められます。

‐リモートワーク・拠点間共有の実現と迅速化‐

電子化した書類はデータとして社内ネットワークやメール、クラウド環境などを通じて、即座に情報共有が可能です。それにより、紙の文書の手渡しや郵送に伴う時間的ロスを削減し、離れた拠点間でもスムーズな情報共有が可能になります。リモートワークでは、自宅や離れた拠点などで業務を行う社員との情報共有に課題がありますが、電子データであれば容易かつ迅速に共有できます。

‐保管スペースの削減‐

紙の書類が、キャビネットにぎっしり詰まっていたり、執務エリアの床に積み重なっていたりする場合は、電子化することで保管スペースが空き、オフィスの省スペースにつながります。

‐内部統制の強化‐

内部統制の強化にも寄与します。取引関連書類や社内合意が必要な文書などを電子化して、フローをデジタル化すれば、システム上で可視化できます。その結果、情報の一元管理が可能になり、管理性が向上します。また申請・承認フローの記録を残せるため、証跡として蓄積されることから、監査や不正防止の観点でも有益です。

‐紛失・盗難・劣化リスクの低減‐

紙の書類に比べ、電子データは物理的な紛失や盗難、経年劣化のリスクを低減できます。ただし、電子化したからといってセキュリティ面で確実に安心というわけではありません。ネットワークを通じた社員のミスによる情報漏洩や、第三者からの不正アクセスなどのサイバー攻撃のリスクが加わります。その点は留意しておかなければなりません。

‐BCPへの貢献‐

BCPとは、「Business Continuity Plan」の略称で、日本語では「事業継続計画」を意味します。大震災や台風などの自然災害や火災、テロなどの緊急事態が発生した際に、損害を最小限にとどめつつ早期に事業を復旧し、継続させるための方法を定めておくものです。

紙の書類は紛失や滅失の恐れがある一方で、電子データであれば遠隔からのアクセスが可能となり、業務継続・早期復旧に役立ちます。また万が一、機密情報などの電子データを保存したサーバが損傷するなどして電子データを取り出せなくなったとしても、あらかじめバックアップを取っておくことでデータ消失のリスクを回避できます。

続いて、書類の電子化にまつわるよくある課題をご紹介します。

‐法令対応への不安‐

電子帳簿保存法やe-文書法に準拠する際には、書類ごとに要件が異なることから、適切に対応するには十分な知識とリソースが求められます。また専門家の指導を取り入れる際にはコストもかかります。これらのことから、法への準拠に不安が大きいこともあるでしょう。

‐スキャン工数とコスト負担の増大‐

書類の電子化は、業務や契約関連などで必要に迫られているものの、膨大な書類のスキャン工数とコストの増加が懸念され、スムーズに進まないといった課題は少なくありません。

‐特殊媒体の電子化に課題‐

社内に大判図面や製本資料、フィルムといった特殊媒体がある場合、どのような手法を取れば品質を担保し、電子化できるのか不明なケースも多くあります。

‐機密文書のセキュリティ確保の難しさ‐

機密文書については、不正アクセスなどによる情報漏洩に注意しなければなりません。セキュリティを確保できるかという不安が大きい点も課題です。

‐電子化後のデータ管理ルールの未整備‐

電子化されたデータは、社内で統一された管理ルールを徹底し、各社員が適切に取り扱う必要があります。そのルールを社内だけで取り決めるには知識やノウハウが不足していることもあります。

こうした課題から、書類の電子化に踏み切れない企業・団体も少なくありません。そのような場合は、電子化支援サービスの利用も一つの方法です。

書類の電子化の課題を解決するためのポイントをご紹介します。

‐電子化の目的を明確にする‐

書類の電子化の課題のうち、体制面や実施面に関する課題の共通の解決策は、まず電子化の目的を明確にすることです。目的が曖昧だと、「誰が、いつまでに、どの書類を」電子化するのかも決まらず、効率的な進行が難しくなります。

あらかじめプロジェクト体制を整備し、目的を明確にすることで、社内の要件に応じた取り組みを進めやすくなります。

‐対象書類と優先順位を決める‐

目的を明確にした後は、電子化の対象書類と優先順位を整理します。電子化の完了期限までのスケジュールを設定し、計画的な電子化を進めます。

‐法令要件と運用ルールを整理する‐

プロジェクトメンバーが中心となり、電子化に伴う法令への準拠や、電子化後の運用ルールを整理しておきます。このとき、必要に応じて専門的な知見を取り入れることで、適切かつスムーズな対応が可能になります。

‐文書情報管理士などの専門家の知識を活用する‐

書類の電子化の専門家「文書情報管理士」の専門知識を活用することで、効率的に書類の電子化を進められます。文書管理の専門家として、電子化の推進と適切な管理を担います。社内での資格取得の推進や、資格保有者が在籍する外部委託業者の活用により導入可能です。

‐希少な資料や大判書類の質を保ったまま電子化する‐

電子化が難しい希少資料や大判書類などは、高度な技術を用いることで、品質を保ったまま電子化できます。最適な機材の導入や、専門性の高い代行サービスの活用も有効です。

‐高セキュリティ環境下での電子化を進める‐

機密文書のセキュリティ確保が課題となる場合、電子化作業を行う環境の整備から着手しましょう。

例えば、文書電子化BPOサービスを展開するTOPPANでは、自社工場内に監視カメラや生体認証を備えた専用のセキュリティエリアを設け、厳格な入退室管理のもとで機密書類の電子化に対応した事例があります。 フラットベッドスキャナーを用いて大量の書類の電子化を行いました。このような情報漏洩リスクを極限まで低減した環境での作業により、安全かつ確実に電子化プロジェクトを進めることができます。

‐外部委託（外注）による電子化を検討する‐

リソースやコスト面の制約により、自社のみで、電子化からデータ管理ルールの取り決め、運用管理まで対応するのが困難な場合は、外部委託による代行サービスの活用も有効です。電子化を迅速かつスムーズに進められるだけではなく、業務の効率化や業務改善にも寄与します。

書類の電子化を外部委託するメリットには、次の点があります。

・専門的な知見・機材を活用できる
・大量文書を短期間で処理しやすい
・高精度・高品質な電子データを確保しやすい
・高セキュリティ環境下での実施が可能
・特殊媒体にも対応しやすい

専門的な知見や機材を活用することで、大量の文書を短期間かつ高いセキュリティ水準で、高精度・高品質に処理できます。また自社では対応が難しい特殊媒体の電子化にも対応しやすくなります。

書類の電子化は、業務効率化だけでなく、法令対応や情報活用の観点でも重要な取り組みです。電子化の際には、数々の課題をいかに効率的に解決していけるかがポイントとなります。

自社だけで対応が難しい場合はアウトソーシングの一種であり、業務改善を含む「BPO」を活用することが有効です。

TOPPANがご提供するBPOサービスでは、文書情報管理士による現状調査から、最適な電子化仕様の設計、さらには電子化後のデータ活用基盤の構築や原本管理まで、DX推進と業務効率化をトータルでサポートいたします。

特にデータ活用基盤の構築は、電子化後の情報活用や運用を大きく効率化します。例えば文書管理システムを導入することで、全社的に資料検索業務を改善し、WEBサイトや冊子制作時、企業ミュージアムなどの施設での公開への展開も容易になります。

書類の電子化に関してお困りの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

2026.05.11