健診業務を委託して
効率化を図る方法とは？

健診センターやクリニックなどの医療機関といった健診機関では、健診業務において、次のような課題を抱えていることもあるのではないでしょうか。

●人手不足などにより受診表などの送付業務に負荷が高まっている
受診表や健診結果、検査キットなどの送付業務については、煩雑で手間がかかるため、業務負荷が高くなりがちです。また、繁忙期と閑散期とで、業務量の差が大きすぎることで、人員のコントロールがむずかしいことも多くあります。

●同封物の種類が多いため封入ミス・誤送付を対策したい
送付業務において、同封物の種類が多いことで、封入ミスが生じたり、誤った送付先に送ってしまったりするヒューマンエラーを対策する必要があります。

●印刷・封入コストを削減したい
印刷・封入にかかるコストが高いと感じており、削減したい意向があることもあります。

●保険者・事業所などからの要望に個別対応するのがむずかしい
保険者ごと、事業所別など、顧客からの同封物の選択や個別要否、宅配会社の選択などの個別対応がむずかしいというケースがあります。

●個人情報取扱いなどのセキュリティレベルに懸念がある
送付にあたっては、個人情報を取り扱うため、情報セキュリティに関しては慎重になる必要がある中、現行の方法ではセキュリティレベルに懸念があるケースも少なくありません。

健診業務の課題を解決する対策については、次のことが挙げられます。

●効率化・正確性向上の方法
健診業務のうち、特に受診表や検査キットなどの送付の効率化や正確性を向上することが一つに考えられます。

まずは工程ごとに分けて作業することが一案です。封入物を折る、ピッキングする、封筒に封をするなどのそれぞれの工程を分業することで、スピードアップと効率化を実現します。

また、誤封入や誤送付などのヒューマンエラーに対しては、ダブル、トリプルチェックを入れるなどのチェック体制を強化することが一つに考えられます。

封入封緘機の導入は時間あたりの作業効率を向上させます。

●セキュリティを高める方法
個人情報の管理については情報セキュリティを高めることが有効です。
物理的に盗難や書類流出を防ぐには入退室システムの導入が考えられます。またPCにウイルス対策ソフトを導入したり、管理性を高めたりしてセキュリティ強化を進めるのもおすすめです。不要になった個人情報などを含むデータはすぐに適切に消去することも重要です。

これらの方法は、いずれも施設内で従業員自ら実践できるものですが、人員やコストがかかるため、すぐには実践がむずかしいこともあるでしょう。そこで、健診業務の委託という手段も検討の余地があるでしょう。

健診業務の委託とは、どのような意味なのか、その業務の内容や委託することのメリットをご紹介します。

●健診業務の委託とは
健診業務の委託とは、健診業務全般や一部をアウトソーシングして、専門企業に業務を委託することを指します。

●健診業務の委託の範囲
健診業務の委託の範囲は委託先によって異なりますが、主に次のものが挙げられます。

・発送管理
対象者の台帳管理や発送先リスト整備、配送物の振り分けなどの発送管理業務です。

・発送物の製造・準備
発送物の準備や健診キットの製造、対象者情報の印字や印刷などを行います。

・封入封緘、梱包
送付物を封入封緘、梱包する作業です。

・発送手配・管理
発送手配や管理を行い、正確な送付先に適切な送付物を送付します。

●健診業務の委託を利用するメリット
健診業務を委託することで、さまざまなメリットが得られます。一番は繁閑に応じた柔軟な人員調整によって、従来の業務負担を大幅に削減でき、効率化できることにあります。また職員はコア業務へ集中できます。

さらに、委託先が豊富な実績のもと、効率的な仕組みを持っていれば、業務効率化が期待でき、品質向上とリードタイム削減につながるでしょう。高いセキュリティの実現も期待できます。

委託先によっては効率的な方法を実践することで、製造・印刷・発送コストの低減も期待できます。そして個別対応が必要なケースも柔軟に対応してくれるメリットがあります。

●健診業務の委託によるコストの考え方
健診業務を委託することそのものにコストがかかりますが、かえってコスト削減やコスト効率化につながることもあります。

例えば、業務効率化による生産性向上、さらにスピードアップや誤送付の削減、個別対応などによって顧客満足度向上につながれば、費用対効果が期待できます。

また職員がコア業務へ集中できるようになれば、顧客サービスを拡充したり、サービス改善にもリソースを割くことができます。

健診業務の委託を検討する際には、ぜひTOPPANにお任せください。健診キット配送事業を実施しております。

●TOPPANの健診キット配送事業の特長
TOPPANでは、問診表や受診表、印刷物、検査キットといった健診キットのご送付業務を効率的にご支援しています。

基幹事業であるパッケージ領域で培った「クリーンな環境での製造・梱包」、セキュア領域で培った「セキュア環境での機密情報管理」、BPO領域で培った「複合的な業務設計力」を特長とし、お客さまの課題や状況に最適なご支援を提供できます。

●対応範囲
送付物は宛名台紙、問診表・受診表、一般印刷物、検査キットの健診キットで、クリーンでセキュアな環境下で下記の業務を行います。

・発送管理
対象者台帳に基づき、発送先をリスト化し、それぞれに異なる発送物についての振り分けを行います。

・製造・集約
発送するキットを集約し、対象者情報の印字や必要に応じた印刷物の製造を行います。

・梱包
発送するキットの封入封緘、仕様要件に応じた保管や在庫管理を行います。

・流通
対象者に向けた発送手配および管理を行います。

TOPPANでは、印刷関連のみならず、特にセキュリティレベルの高い環境でのご支援に強みがございます。TOPPANのBPOソリューションでは、業務スペースの立ち入りには、複数段階の認証を導入しながら、死角がないように監視カメラを配置し、不正な侵入者への警戒を強化しています。

健診業務の委託を利用する際には、徹底したセキュリティ管理体制が敷かれているか、選定時に十分に確認することをおすすめします。

TOPPANの健診キット配送事業についてご不明な点がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。