このような課題を抱えていませんか?
帳票改訂に多くの人員を割く余裕がない
改訂対象となる帳票がどれだけあるのかも分からない
目視による確認では、チェック漏れが心配
人手不足を解消。
帳票一括マークアップサービスの活用で
改訂作業を効率化
改元や法改正時の文言変更など大量の帳票を一斉に改訂する際は、後工程からの戻りを防ぐために、
変更箇所の洗い出しと修正原稿の作成が重要です。
しかし、作業が膨大かつ煩雑になる場合が多く人員確保が課題になります。
また目視による確認では、確認漏れのリスクもあります。
そこで弊社では、今までの帳票制作で培ったノウハウを活用し、「帳票一括マークアップサービス」を開発。
1ファイル単位での煩雑な作業が必要となる汎用ソフトよりも、効率良く確実なマークアップを実現し、帳票改訂作業をサポートします。
想定される改訂作業のフローを比較
汎用ソフトとの機能比較
| マークアップ | テキスト検索 | リスト作成 | |
|---|---|---|---|
| 帳票一括マークアップサービス | 囲む。またはマーキング対応可能。 | 改行されていてもテキスト検索ができマークアップ機能が担保される。複数部材の一括検索が可能。 | テキスト検索結果のリストが自動で作成される。 |
| 汎用ソフト（Adobe Acrobat Readerなど） | 対象キーワードをマーキング。 | 改行などマークアップされない事象を事前把握することは困難。部材ごとに検索する必要がある。 | 管理リストは手作業で作成。 |
処理フロー
成果物
① マークアップ結果PDF
キーワード検索により対象箇所をマークアップします。
複数キーワードの同時検索も可能でマーク指示も変更できます。
② 検索済み箇所非表示のPDF
検索したテキスト部を非表示とすることにより、画像やアウトライン化された部分のみを表示させます。検索できていない箇所のみが表示され、目視にて確認する箇所を絞り込むことが可能となります。
③ 検索の結果（リスト類）
各フォルダー単位で次の二つのリストが出力されます。
・検索結果件数・・・検索結果のサマリー（各ファイルごとの検索対象数）
・検索結果詳細・・・検索対象の詳細なリスト（下記イメージ）
特徴
- 1
- 大容量ファイルのデータ収集に対応 ・データ容量が大きいDTPデータは、メールなどの一般的な送信方法では送れない場合もありますが、受信サーバーでは大容量データの送受信に対応しています。ご利用にあたって特別な設備などは不要です。
・データ容量が大きいDTPデータは、メールなどの一般的な送信方法では送れない場合もありますが、受信サーバーでは大容量データの送受信に対応しています。ご利用にあたって特別な設備などは不要です。
- 2
- 改訂箇所の洗い出し作業を効率化 ・システムを活用し、印刷用データを検索することで、効率的に対象文言を特定します。Illustrator、InDesign、Word、Excel、PowerPointなどに対応しています。
・システムを活用し、印刷用データを検索することで、効率的に対象文言を特定します。Illustrator、InDesign、Word、Excel、PowerPointなどに対応しています。
- 3
- 修正原稿作成も効率化し、さらにエビデンスも残せる ・修正作業指示原稿としてマークアップ結果をご活用いただけます。また、一覧で対象箇所を把握できるため、改訂漏れを防止するチェックリストとしてもご利用いただけます。
・修正作業指示原稿としてマークアップ結果をご活用いただけます。また、一覧で対象箇所を把握できるため、改訂漏れを防止するチェックリストとしてもご利用いただけます。
仕様
検索可能なデータ形式
検索対象のアプリケーションと推奨バージョン
| アプリケーション | 推奨バージョン | その他注意事項 | |
|---|---|---|---|
| 1 | Illustrator | CS 5 以上 | *1 |
| 2 | InDesign | CS 5.5 以上 | *1 |
| 3 | TAP | – | |
| 4 | Word | Word 2003以上 | *2 |
| 5 | Excel | Excel 2003以上 | *2 |
| 6 | PowerPoint | PowerPoint 2003以上 | *2 |
注意事項
*1 リンクファイルもセットにして受領
*2 ドキュメントファイル（doc,docx,xls,xlsx,ppt,pptx）以外は対象外。関数・マクロも対象外
※ 上記のバージョン以下も対応可能です。ただし、一部マークアップの位置がずれる場合があります。
※ TAPとは、TOPPANエッジの版下制作システムです。
検索対象外のデータ形式
・PDFファイル
・DTP（ i-Pro、WAVE、PageStudio、Photoshop、PageMaker、QuarkXPress、Publisher、EDICOLOR ）
・テキストファイル
・Visioファイル など
検索対象外オブジェクト
・画像、TAPロゴ…文字の形をした画像は、ファイルに文字情報がないため、システムでは検索できません。
・アウトライン…文字の輪郭で図形化された状態です。画像同様、システムでは検索できません。
・Office WordArtのグラフィック…画像として出力されるため、システムでは検索できません。（Office2003以前のWordArt、Office2007以降のWordArt）
DocValue Contents／ドックバリューコンテンツ
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