ビジネスマニュアルを動画化するには？
メリットや活用方法を紹介

人手不足が高じている中、ビジネスマニュアルは研修・教育をスムーズに行うためにも重要な存在の一つです。またマニュアル作りそのものが業務の標準化にも役立つため、マニュアル化を進める活動はとても有意義といえます。一方で、マニュアルの制作や活用がなかなか進まないという課題もよくあります。

今回は、ビジネスマニュアルの課題や解決策としての動画化のメリット、マニュアルを簡単に動画化するポイントや活用事例をご紹介します。ぜひお役立てください。

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マニュアルの種類と課題

企業が社内で作成する業務マニュアルには、主に紙によるマニュアルと、デジタル化されたマニュアルの2種類の形態があります。

デジタルマニュアルは、PDFやPowerPoint、Wordなどの形式が一般的ですが、紙のマニュアルとテキストベースのデジタルマニュアルについては、次のような課題があります。

紙のマニュアルは活用しにくくあまり使われていないといった課題を抱えているケースもめずらしくありません。デジタル化が進んでいることから、物理的にページをめくるなどして紙のマニュアルを閲覧するのが手間に感じてしまうこともありますし、検索性も低く見にくかったり、マニュアルの内容が更新されておらず古い内容のまま運用していたりするケースもあります。

さらにオフィスに保管されている紙のマニュアルは、確認できる場所や時間が限られている、そもそもテレワークなどで出社していないなどの理由により閲覧されにくいといった課題もあります。

テキストベースのマニュアルは文章量が多い傾向があり、読むのに一定の時間を要します。そのため、「時間のあるときに読もう」と、マニュアルを読むこと自体が後回しになってしまうことも少なくありません。
またマニュアルに図版がほぼ使われていない場合は、文章だけで説明されるため、マニュアルの内容を理解しにくいこともあります。

マニュアルを動画化するメリット

近年は、紙のマニュアルやテキストベースのデジタルマニュアルの課題を解決するために、動画形式のマニュアルも増えてきました。動画形式のマニュアルは紙のマニュアルなどに比べわかりやすく、利便性や質の高いマニュアルとして注目を集めています。

マニュアルを動画化することは課題を解決し、以下のメリットが期待できます。

動画マニュアルはテキストベースのマニュアルと比較して、映像と音声による動画は視覚的にパッと見て理解が進みやすく、インプットもしやすいというメリットがあります。

短時間の動画の中により多くの情報を盛り込める点は、動画ならではのメリットといえます。テキストベースのマニュアルは文章を読むのに一定の時間を要しますが、動画マニュアルであればより多くの情報を短時間で得られ、インプットできます。

デジタルマニュアルに共通しているメリットとして、パソコンやスマートフォンなどがあれば時間と場所を問わず閲覧できるという点があります。それに加えて、動画マニュアルは再生ボタンを押せば視聴できるため、デジタル化されたテキストベースのマニュアルの文章を読むよりも、閲覧しやすくメリットがあるといえます。閲覧のハードルが下がれば、マニュアルの活用が進みやすくなるでしょう。

ビジネス用動画制作を内製化のデメリット

一方で、マニュアルを動画化するには、さまざまなハードルに直面するものです。
主に次のような課題やデメリットがあります。

マニュアルの動画化といえば、通常は撮影や編集などが必要になります。
そのため、専用の機器が必要になってくることから、テキストベースの制作に比べて多くのコストがかかることが一般的です。

動画制作には専門知識が求められるため、知識と技術を持つ人員を確保しなければならない点はデメリットとなります。
動画マニュアル制作のための人員の新規採用や教育コストがかかることがハードルになるでしょう。

動画制作の際には、カメラで撮影した後に編集する作業が必要になります。品質を確保するために撮り直しや修正が必要になることもあるでしょう。わずかな修正でもテキストベースのマニュアルと比べて手間がかかるというデメリットがあります。

外国人の多い職場では、マニュアルの多言語化は必要不可欠です。
しかし動画マニュアルともなると、字幕やナレーションを入れるなど、各国の言語に翻訳する手間が増してしまいます。

マニュアルを動画化する手順

マニュアルを動画化する際の一般的な作成の手順をご紹介します。

1.動画マニュアルのターゲットと目的を明確にする
マニュアル動画を制作する際は、まずは「誰に・どのような内容を」動画マニュアルで伝えたいのかという目的とターゲットを明確にしましょう。またテーマもできるだけ絞り込み1つの動画に複数のテーマが入らないようにすると良いでしょう。

2.動画マニュアルの構成を考える
次に動画の構成を考えます。ポイントや注意点を明確にし、伝えたい内容に抜け漏れがないかを確認します。また、1つの動画に内容を詰め込みすぎないようにし、視聴する人が集中して見れる範囲の長さで作ることも重要です。

3.動画マニュアルの情報や資料を収集する
構成案を考えたら、動画マニュアルの内容に関する情報を収集するのが重要です。
視聴数や利用率を高めるためにも、動画マニュアルを見る側が何を課題としているのか、どんな情報を得たいのかを把握する必要があります。
動画の内容によっては絵コンテの作成も検討する必要があります。

4.動画を撮影、編集する
構成、動画マニュアルに反映する情報がまとまったら動画を撮影します。撮影のための機材や場所、人員の確保も必要になります。
撮り直しがないようにすることと、視聴する側の視点で撮影、編集することが大切です。

マニュアルを簡単に動画化するポイント

マニュアルの動画化は数多くのメリットがあるため、 デメリットを解消する対策を講じることがおすすめです。

簡単に動画化するポイントとして、PowerPointなどの既存資料をベースに動画化するツールを利用する方法が挙げられます。既存資料を利用できるため、手軽に動画マニュアルの作成が可能です。

またツールを利用すれば撮影機材などの専用機器は不要となり、動画マニュアルの修正も容易であるためコストも削減できます。操作についても専門知識が無くても手軽に行えるものもあるため、動画マニュアル作成のために新規採用や教育の必要もありません。

さらに翻訳を手軽に行えるツールを使用することで、動画マニュアルの多言語化が容易に行えることもメリットといえます。

マニュアルを簡単に動画化できるオススメツールと活用事例

マニュアルを簡単に動画化できるツールとしておすすめなのが、「ビジネス動画セルフサービス PIP-Maker®︎」です。

スキル・録音・撮影が不要であり、修正も容易です。ナレーション動画も簡単に作成できます。PowerPoint資料のノート欄にナレーション用テキストを入力してアップロードし、60種類以上のアバターと140種類以上の音声を選択すれば、すぐにナレーション付きマニュアルができあがります。自動翻訳機能も付いているので、多言語化も対応可能です。

HTML形式の動画配信が可能でファイルサイズが小さく、ネットワークへの負担を少なくすることができ、共有性も高いマニュアルをつくることができます。

マニュアル配信後は、ページごとの閲覧数や離脱数が記録され、視聴ログとして確認できるので、効果測定も可能です。

研修に動画を活用している企業さまでは、動画の撮影や編集などを手作業で行っていたため、制作時間も増しており負担が大きくなっていました。
PIP-Maker®︎を導入した後は制作負担が軽減され、修正をかけたいときにもPowerPointを修正すれば完了するため、メンテナンスコストの削減にもつながりました。
また業務特有の単語については違和感が出ないよう、単語登録を行うことで自然な音声を実現しています。

制作が手軽であることから、多様な動画マニュアルの制作が進み、職員のスキルアップや新入社員の研修の復習への活用などに役立てています。

まとめ

デジタル化が進む昨今、動画マニュアルの制作・活用が進んでおり、紙のマニュアルやテキストベースのマニュアルの課題を解決するメリットが多くあります。
マニュアルの動画化は一般的にハードルが高いイメージがありますが、PIP-Maker®︎はハードルを大きく下げてくれます。

弊社では、PIP-Maker®︎の導入・運用支援サービスをご提供しております。ご興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

製造元 ： 株式会社4COLORS
※ PIP-Makerは、株式会社4COLORSの商標で、撮影と録音不要の番組画像作成システムです。

2024.05.27