TOPPANの株主優待事務局代行
BPOサービスとは？
ご対応例から3つの強み、
事例までご紹介

株主優待事務局とは、企業の株主優待業務全般を運営する組織を指します。

主な業務は、株主名簿からの対象者の抽出、優待品の選定や製造、対象株主さまへのご案内DMの発送、問い合わせ対応、優待申込の受付や集計、優待品の梱包、発送、配送管理などです。

これらの一連の業務を通じて、株主さまに対して株主優待品をお届けします。

●株主優待事務局の業務の流れ
株主優待事務局の業務は、主に次のような流れで進みます。

・優待制度の概要決定のご支援
・株主優待品の選定・製造などの準備
・対象株主さまの決定、対象株主さまへのご案内状の制作
・ご案内DM発送、コールセンターの開局によるお問い合わせ対応
・WEB申込システム構築
・株主優待申込受付・集計、申込状況のご報告
・優待品の梱包、発送、配送管理

●株主優待事務局運営のよくある課題
株主優待事務局を運営するにあたっては、次のような課題が挙げられます。

・業務範囲が幅広く自社で全て対応しきれない
・株主優待のデジタル化を行いたいがノウハウがない
・大事な株主さまへの対応であるため、特に問い合わせ対応面やセキュリティ面を強化したい

このように、株主優待事務局の運営課題は複数あり、いずれも自社内だけで実施するのはむずかしいことです。そこで多くの企業は、株主優待事務局代行サービスを利用しています。

株主優待事務局対応代行サービスでは、株主優待の関連業務のエキスパートが業務に対応するため、効率よく、質の高い株主優待を行うことができます。

では代行サービスを選ぶときに、どのような点に気をつければ良いのでしょうか。ぜひ次の点にこだわって選ぶことをおすすめします。

1.事務局設営の実績・ノウハウが豊富
株主優待事務局の設営から業務まで実績が豊富で、多様なノウハウを持っている代行サービスであれば、安心してすべての業務を任せることができます。

2.丁寧な問い合わせ対応
株主優待事務局の代行を依頼すると、株主さまからの直接の問い合わせに対応するシーンが生じます。そのため、自社にとって大事な株主さまに対して、丁寧かつプロの接客で対応してくれるサービスを選ぶ必要があります。

3.安心のセキュリティ体制
株主優待の申込を受け付ける際には、個人情報の取り扱いが発生します。そのため、適切な取り扱いや管理方法、厳格なセキュリティ体制が構築されている事務局であることは必須の条件といえます。

4.株主優待品の手配や製造も対応可能
株主優待品の手配や製造に長けているサービスを選ぶと、株主さまにより喜ばれると考えられます。WEBによる申込への対応といったデジタル化に対応している代行サービスもあるので、検討してみましょう。

これらのすべての条件を満たす株主優待事務局代行サービスをお望みなら、TOPPANのサービスがおすすめです。

TOPPANの株主優待事務局代行サービスは、株主優待に関するすべての業務をワンストップでご支援するサービスです。

株主優待品の選定からカタログ製作、株主さまの情報をデータベース化したお申込の進捗管理ツールの構築および申込受付などの情報管理や優待品の配送まで、株主優待の一連の業務をワンストップでサポートします。

●ご対応できる株主優待の一連の業務
1.株主優待品の選定: 株主優待品の企画・提案・選定
2.ご案内状やギフトカタログの製造・発送：撮影、デザイン制作から印刷、発送業務
3.お申込の進捗管理ツールの構築と管理：対象株主さまのデータベース構築による進捗管理
4.株主優待品の申込受付：個人情報を取り扱うセキュア環境、スタッフ教育
5.株主さまからの受付・問い合わせ対応：FAQの事前設計、運用効率の良いブース設計
6.株主優待品の配送：優待品の保管、セット梱包、配送、到着確認、再配送対応

一連の業務を行うにあたっては、株主さま情報および優待品に関する業務を一元管理しながら、優待品の配送状況をリアルタイムで管理することで、効率的かつ高品質なサービスをご提供しています。

コールセンターでの丁寧なご対応はもちろん、事務局と物流部門が緊密に連携することで、株主優待、業務全般を効率化し、株主さまへのサービス品質を向上し、満足度の高い体験を提供できます。

TOPPANの株主優待事務局代行サービスは、次の3つの強みを持ちます。

1.設計力
事務局の効率的な運用設計力が強みです。地方銀行さまなどを中心とした株主優待事務局の多数の実績をベースに、迅速かつ的確な運営を企画し、実行します。

2.対応力
あらゆる業務にワンストップで柔軟にご対応する対応力にも強みがあります。

優待品の申込受付事務局や、問い合わせに対応するコールセンターなど、株主優待の運営を実施するうえで、重要な業務に厳格なセキュリティ体制の整った拠点にてワンストップでご対応します。

個人情報の取り扱いには細心の注意を払っております。厳重に管理するコンプライアンス・プログラムに基づいた高度なセキュリティ体制として、入退室管理、ネットワーク管理、原票管理、デジタルデータ管理、アクセス管理などを導入しています。

3.製造力
株主優待品の製造に関しても大きな強みがあります。カタログから、プリペイドカード、デジタルギフトまで幅広くご対応可能で、賞味期限がある食品の保管･セット･発送、個人情報を取り扱う送付物の封入･封緘などを、厳密な品質管理のもとで行っており、多彩な流通加工にもご対応しております。

TOPPANの株主優待事務局代行サービスは、これらの強みをもとに株主さまの満足度を最大化し、貴社の株主優待業務を円滑に進めるための最適なソリューションをご提供します。

TOPPANの株主優待事務局代行サービスをご利用された企業さまの事例をご紹介します。

1.大手流通小売　A社さま
課題：保有している株式数に応じた5つの株主優待コースを運用しており、複数に対応する必要がありました。

解決策：TOPPANが株主優待事務局専用のシステム構築やコールセンターの立ち上げを実施し、株主さまとのコミュニケーションをスムーズに行うことができる仕組みを構築したことで、複数の株主優待コースにも問題なく対応できるようになりました。

2.証券会社　B社さま
課題：株主優待業務の各工程を複数の委託先に分散していましたが、効率化のために一本化することを考えていました。また二次元バーコードの印字により、株主さまが優待申込サイトへ直接遷移できるような仕組みづくりを検討していました。

解決策：TOPPANが制作･製造から封入・封緘、発送業務までをワンストップで対応する運営体制を提供し、各工程を一本化することで業務効率が大幅に向上しました。

またTOPPANの専任スタッフがB社さまのニーズに応じた適切な設計と提案を行い、二次元バーコードの印字を実現。株主さまは簡単に優待申込サイトへアクセスできるようになり、株主さまとのコミュニケーションの質も向上しました。

3.食品メーカー　C社さま
課題：保有している株式数に応じた4つの株主優待コースを運用しており、それぞれに対応する必要がありました。

解決策：TOPPANが事務局運営を代行し、通知物の設計から発送、株主さまからの問い合わせ対応のコールセンターの運営、優待品のお届けまでワンストップで対応する体制を構築しました。

また優待品は株主さま限定製品や自社商品詰め合わせなどの賞味期限があるものでしたが、出荷状況の把握と使用期限・賞味期限保管管理、持ち戻り再配送なども迅速に対応しました。

4.地方銀行　D社さま
課題：株主優待品の種類が多く、また優待品によって上限件数が異なっていたため、運用がスムーズにできる事務局の立ち上げを検討していました。

解決策：TOPPANが株主優待制度の新規導入時から運用をご支援し、優待品の選定、カタログギフト製造、通知物の設計から発送、株主さまからの問い合わせ対応のコールセンターの運営、優待品のお届けまでワンストップで対応する体制を構築しました。

優待品の種類が多く、それぞれ上限件数も異なる課題については、あらかじめ事務局で優待品数量を管理したうえで、株主さまの希望順位をお申込時におうかがいし、優待品の割り当てを実施する仕組みを作ることで対応しました。

5.専門企業　E社さま
課題：保有している株式数に応じた優待品のお届けを自社内で運用していましたが、外部委託を検討していました。

解決策：TOPPANの業務設計力をご評価いただき、業務をご委託いただきました。ご案内状の設計から発送、株主さまからの問い合わせ対応のコールセンターの運営、優待品のお届けまでワンストップで対応する体制を構築しました。

また、株主さまの利便性向上のために新たにWEB申込みを導入しました。さらにコールセンターに寄せられた株主さまからのご意見を反映し、運用改善までご支援しています。