中小企業におけるBPO導入のメリットとは？
BPOで実現する人材不足解決と業務効率化

中小企業においては、人手不足や業務効率化、コスト削減などさまざまな課題に直面する中で、アウトソーシングの一種であるBPOを利用して解決する方法もあります。

今回は、BPOの定義やアウトソーシングとの違いなどの基礎知識と共に、中小企業におけるBPO導入のメリットや成功事例、導入課題解決のポイントを解説します。今後、中小企業がBPO導入を検討する際には、ぜひお役立てください。

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BPOとは？中小企業が押さえておくべきBPOの基礎知識

中小企業にとって、BPOは課題解決の有効な解決策となる可能性があります。選択肢の一つとして、BPOの基礎知識を確認しておきましょう。

BPOとは「Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」の略称であり、企業が業務やビジネスプロセスを専門の外部企業に委託する手法です。主にバックヤード業務全般やコールセンター、人事・経理業務などの定型業務を担うことが一般的です。しかし近年はBPOの範囲も広がってきており、幅広い業種・業界のBPOが活用されています。

BPOはアウトソーシングの一種ですが、アウトソーシングとは意味合いが異なります。アウトソーシングは広い意味では「業務の代行」を意味する一方で、BPOは代行の意味合いを超え、その先にある「業務改善」や「業務効率化」を進め、企業の生産性向上や売上増進などの成果につなげる意味合いを持ちます。

BPOの規模やサービスによってその目指すところは異なりますが、アウトソーシングと比較し、より戦略的に外部に委託する点が特徴です。

近年、BPO市場は伸長しており、今後もさらに市場活性化が見込めます。その背景として、日本全体が人手不足やDX推進の必要性から業務効率化はもちろん、業務改革までも目指している動きがあることが挙げられます。

今後も、市場競争が激化する中で優位性を確保するためにも、自社保有のリソースのみならず、BPOなどのアウトソースを利用する企業が企業規模を問わず増えていくと考えられます。

中小企業におけるBPO導入のメリット

中小企業におけるBPO導入のメリットを紹介します。

国内の少子高齢化による労働力不足は、中小企業にも大きな影響を及ぼしています。BPOを通じて人手不足を補うことで、従来作業に当たっていた従業員の負荷を軽減できます。

自社だけで業務を効率化し、業務改善につなげることは難しいこともあるでしょう。先述の通りBPOは通常、業務効率化につながり、業務改善が実現することもあります。それは専門的な知見や技術、システムの利用などが要因となります。

BPOを利用して既存業務をアウトソーシングすることで、従来携わっていた人員を減らすことができ、さらに設備も不要になります。また新たにコールセンターなどの窓口を設ける場合に人を新規で採用したり、設備投資をしたりする環境整備が不要になるのもメリットです。

これまで特定の業務に長年携わっていた自社の従業員によって属人化しており、高齢のために、いつ業務が停止してしまうか分からないというケースもあるでしょう。その場合も、BPOで業務を一部または全部切り出しておくことで、属人化が解消し、業務を継続しやすくなります。

中小企業は特に従業員数が限られるため、特定の専門的な知識やノウハウが不足することが多くあります。そのような社内でまかなえないノウハウを、BPOによってまかなうことができれば、これまでできなかった事業展開や成長が可能になります。

近年、生成AIをはじめとしたAIや業務を自動化するRPAなどの業務への利活用が進んでおり、業務効率化が期待されています。コストやノウハウ面で導入が難しい場合、まずはBPO利用によってそれらの先端技術を利用することも一案です。

中小企業におけるBPO導入の成功事例

中小企業におけるBPO導入の成功事例を紹介します。

あるベンチャー企業は、経費精算業務や債務・証憑取扱の業務をBPOへ委託しました。その背景には、会社規模の拡大に伴い、人員の入れ替わりが激しく、バックオフィス業務の安定的な稼働が求められていたことにありました。そこで、まずは特に作業量の多い当該業務をBPOの対象業務に選定しました。

その結果、1ヶ月あたり約60時間のバックオフィス業務のBPO化をスムーズに進められ、安定的な運用につながりました。

あるキャラクターグッズの企画・販売事業を行う中小企業は、商品ごとのJANシールの印刷やECサイトへの商品登録といったノンコア業務の負荷が高まっており、従来、注力したかったコア業務である商品開発などに時間を割けずにいました。

そこでBPOを導入し、マニュアルなどを整備した上で、ノンコア業務のBPO移行に成功した結果、コア業務に割く時間を増やすことができました。

ある食材宅配サービスを担う中小企業は、これまでのBtoCサービスに加えて、BtoBサービスをスタートする際に、DM・資料送付やテレアポなどを実施する必要がありました。しかしBtoBの知見やノウハウに乏しかったため、BPOを導入しました。

その結果、アポイントを5％程度獲得でき、DM送付と共にフォローなどをすることで、接触率向上および見込み顧客のトスアップにつながりました。

中小企業がBPO導入課題を解決してメリットを得るポイント

事例からも分かる通り、中小企業にとってBPOは有効な課題解決手段といえます。しかし、中小企業の中には、BPOの導入そのものに課題を感じているケースもあります。

・コストがかかる
コスト削減・効率化が求められる中、新たに投資するのは難しいという課題です。そもそも中小企業の場合、業務の規模もそれほど大きくないため、外部委託はかえってコストがかかってしまうのではないか、というイメージがつきまといます。

・運用方法の変更が容易ではない
中小企業では業務の属人化が色濃く残っているケースもあったり、独自の方法で業務フローが構築されていたりすることから、なかなか一部の業務だけを切り出して委託するといった柔軟性に欠けるところがあります。

・再度、社内に業務を戻せないのではないかという不安
BPOを利用するのは一時的なものととらえた場合に、一度委託してしまうと、BPOの利用を中断した際に、自社で改めて業務を行うことができるのか、またはBPOの業務水準を維持できるのかという懸念があります。

上記の中小企業のBPO導入課題を解決するポイントとして次のことが挙げられます。

・目的を明解にして費用対効果でとらえる
BPOの利用目的は、必ずしも人手不足の解消のためとは限りません。業務効率化や業務改善、新規事業の安定化なども有効です。ただのアウトソーシング（代行）と限定せず、幅広い視野で目的を設定することで、費用対効果の高い有効な施策となることもあります。

・トライアルで短期間から／スモールスタートで一部の業務から始める
まずは短く、小さく始めるというのも一案です。BPOを導入してみたいけれど、コストや委託準備にはそれほどリソースを割けないという場合は、トライアルで短期間から、スモールスタートで一部の業務から始めて、効果検証をするのもおすすめです。

・ノンコアの定型業務のBPOを活用する
BPOでは、ノンコア業務の勤怠管理・給与計算、IT部門、経理などの実務を得意とするサービスが多く、利用することで大幅な業務負荷低減や業務の質・スピード向上などの効果が得られます。その結果、コア業務に集中できるようになり、売上UPや顧客満足度向上につながることもあるでしょう。

・マニュアルやルールを委託先と共有する
BPOを利用する際に、マニュアルやルールを策定し、委託先と共有することで、ノウハウが自社に残り、再現できる可能性があります。BPO委託先としっかりとコミュニケーションをとり、将来的に自社が業務を行えるようになることを想定して進めることも可能です。

まとめ

中小企業は、人手不足や業務効率化などの喫緊の課題に直面しながらも、成果を上げる必要があります。そのようなときに、BPOでノンコア業務を中心とした業務を委託すれば、課題解決と効果が期待できます。

しかしながら、各企業にはさまざまな個別の課題をお持ちのことでしょう。

その場合には、ぜひTOPPANのBPOサービスにご相談ください。

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2025.06.12