BPMとは？　概要からBPOとの違い、
メリット・デメリット、実践例までご紹介

近年、企業内で活発に業務改善が進められており、より効率的に実施するためのノウハウからシステムまで注目を浴びています。その業務改善の取り組みの一つにBPMがあります。BPMをこれから実践していく当たって、基本的な知識をご紹介しましょう。
今回はBPMに取り組むメリット・デメリットや実践例、BPMツール利用のメリットまで解説します。

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■BPMとは？用語の意味とBPOとの違い

BPMは「Business Process Management（ビジネスプロセスマネジメント）」の略称で、その言葉が示すように、ビジネスにおける業務プロセスを管理する手法です。

ただ業務を管理して見直すだけでなく、業務の流れを可視化し、ボトルネックとなっている点を見つけ、そのボトルネックを解消するために分析、設計、実行、モニタリング、再構築といったサイクルを作り、継続的に見直すことで、無駄を省き、最適化する取り組みを指します。

BPMを実施することで、結果的に組織の業績を向上させることにつながります。

近年は新しい働き方が浸透し、多様な勤務形態が生まれていることもあり、業務プロセスの見直しと改善を余儀なくされるケースが増えてきました。これがBPMに注目が集まっている一つの背景といえます。

BPMと似た言葉にBPRがあります。これは「Business Process Reengineering（ビジネスプロセスリエンジニアリング）」の略称で、業務プロセスを見直す意味ではBPMと同義です。しかしBPMと異なり、企業全体の業務プロセスを根本的に見直し、経営戦略的に改革する意味合いを持ちます。

BPRは企業全体を範囲としているのに対し、BPMは部門・部署内レベルに限定されるのが一般的です。そのためBPRが経営層主導である一方、BPMは現場の部門・部署の管理者が主導するイメージです。

BPMは短期的に繰り返し実施される継続性も特徴といえるでしょう。その点、BPRは大掛かりな一つのプロジェクトとして長期的に組まれることが多いと考えられます。

■BPMに取り組むメリット・デメリット

企業が社内でBPMに取り組むことには、さまざまなメリットとデメリットがあります。

●業務プロセスの可視化
業務プロセスを洗い出し、可視化してはじめてボトルネックを見つけることができるため、BPMに可視化は欠かせません。業務プロセスが整理されれば、作業を迅速に進められるようになるだけではなく、引き継ぎや他部門からの応援なども容易になるでしょう。この可視化によって得られるメリットは大きいものとなります。

●業務プロセスの最適化
業務プロセスの可視化の後には、必ず最適化の工程があるのがBPMの特徴です。モニタリングを重ねながら、最善の方法を見つけ出し、最終的には最適化されたプロセスができあがります。

●業務生産性の向上
BPMのサイクルが定着していけば、最適化された業務プロセスによって業務が遂行されることから、業務生産性の向上が期待できます。より成果が出やすくなるでしょう。

●業務の可視化に時間・コストがかかる
BPMで可視化を実施するに当たっては、想像以上に労力がかかることがあります。業務の手順を担当者にヒアリングするなどして洗い出し、フロー図などに整理するまでの工程でも工数がかかります。
さらに、業務プロセスのボトルネックを見つけ出す作業にも、知見や視点の切り替えなどが求められます。それができる人材の投入による人的コストもかかってくるケースもあるでしょう。

●業務の改善効果がすぐに表れないリスクがある
BPMを一回実施しても、改善効果が表れるとは限りません。そもそもBPMは一回だけ行うものではなく、回数を重ねて継続的に実施するものです。つまりBPMの成果を上げるには継続実施が前提となります。もし継続的な運用体制を構築できない場合には、実施するだけでデメリットとなることもあります。

■BPMの実践例

BPMは具体的にどのように実践されるのか、成功例から確認しておきましょう。

●業務プロセスの自動化で、大幅な業務時間短縮を実現
一見、自動化がむずかしい複雑な業務も、BPMを進めることで自動化を実現した事例があります。成果としてBPM実施前と比較して業務時間が3分の1に短縮されました。

●多数の業務の標準化を行い、全体プロセスのスピードアップを実現
ある大企業は、BPMに取り組んだことで、多数の業務の標準化に成功しました。海外にも多数の拠点があり、業務プロセスがバラバラに存在していたせいで、プロセスの複雑化によって業務スピードが落ちているという課題がありました。BPMによって業務プロセスの標準化を実現した結果、ある分野の業務スピードがアップしました。

●業務プロセスを改善し、顧客満足度を向上
ある海外企業は、顧客からの問い合わせ対応の負荷が高く、顧客満足度がかんばしくない状況でした。そこで業務プロセスのアナログ業務を見直し、できるかぎりシステムによる自動化を実施したところ、業務スピードが改善。結果的に顧客満足度を9割向上させることができました。

■BPMツールでできること

BPMを効率的に実施するために、BPMツールを利用する方法があります。BPMツールは業務プロセスの管理および各工程の業務内容の可視化、改善を支援するツールです。主に次のことが実施可能です。

●業務プロセスのモデリング
洗い出した業務プロセスをデータ化し、可視化する機能です。テキストだけでなく、グラフィカルに表示されることが多いため、直感的に業務プロセスを把握できます。また業務プロセスの各工程をドラッグ＆ドロップで手軽に操作して入れ替えたり、サブとなるプロセスを呼び出して追加したりと、柔軟に設計ができる仕組みが整っています。

●業務プロセスのモニタリング機能
プロセスを検証し、最適化するためのモニタリング機能です。この機能により、設計した業務プロセスの稼働状況を確認しながら、改善をしていくことができます。

さらに、ツールによっては他ツールと連携することで、データ分析などができるものもあります。

■まとめ

BPMは業務のプロセスを見直し、改善しながらプロセスを最適化していく手法です。継続的に実施することで効果が期待できるでしょう。

BPMを自社で実施するのにコストやリソース面で不安がある場合には、TOPPAN BPOのご利用をご検討ください。

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2023.11.13