DX推進で業務の効率化を実現。
DXを始める際のポイントや流れを紹介
近年のビジネス環境の急速な変化に対応し、顧客や社会に向けた製品・サービスを展開するために実施するDX。数多くの企業が実施しているなか、すでに成果を出している企業もあります。
これからDXに取り組む企業や、DXを始めたばかりで何から手を付けたらいいかよくわからない方や、もっと有効な方法を探している方に向け、DXを始める際のポイントや流れをご紹介します。
DXの推進により業務効率化が進む
DXとは、「Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）」を省略した言葉です。「Transformation」は「変容」という意味があり、「デジタル技術を用いることによる、生活やビジネスの変容」のことを指します。組織横断的・全体的に取り組んでビジネスを変革することで、顧客起点の価値創出を目指す取り組みです。
昨今ではDXが推進されることにより、業務効率化が実現し、多くの企業や組織で次のような成果やメリットが生まれています。
業務の無駄やムラを削減
デジタル技術による自動化や業務改革により、業務の無駄やムラが削減されます。
業務スピード向上
デジタル化、自動化によって業務が効率的に進めば、スピードも上がります。またアナログ作業や手作業の手間やミスも削減できます。
社内の現状や情報の可視化
データが一元管理されることで数値の集計が可能になります。データの所在を探す手間が省けたり、社内全体の現状が一目でわかったりするようになります。
情報の共有がスムーズに
データが可視化されれば、情報の蓄積と共有がスムーズになり、業務スピードの向上につながります。
正確かつ迅速な意思決定につながる
データが一元管理された後は、データを分析することが可能となります。必要なデータ分析結果を用いれば、経営の意思決定が迅速になります。
DXで業務効率化を始める際のポイント
活用技術を知る
DX成功のカギをにぎるのが、さまざまな新しいデジタル技術の活用です。主な活用技術であるAI・RPA・クラウド・電子データ化について解説します。
・AI
AIとは「Artificial Intelligence」の略で、人工知能と訳される言葉です。AIは、データをもとに学習を重ねることで、自身で判断が可能となる技術です。例えばAIチャットボットを導入することで顧客からの問い合わせ対応を代替すれば、業務効率化と人手不足解消が期待できます。
・RPA
RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、人手で行われていた操作をデジタルによって自動化する仕組みです。日常の定型業務を自動化することで人員削減、および業務効率化を図ることができます。RPAとAIを組み合わせることで、さらに高度な処理ができるようになります。
・クラウド
クラウドとは、インターネット上にあるリソースを指します。クラウドを利用したシステムを用いることで、場所を問わずインターネット環境があれば同じインフラを活用できるメリットがあります。
クラウドは低コストで利用できることから、コスト削減が叶うほか、必要に応じてスペックを柔軟に拡大・縮小することができます。
・電子データ化
データを電子化して業務効率化を図ることも、DX化の一つです。電子請求書や電子契約書の導入などにより、ペーパーレス化が促進されるほか、業務プロセスの変革も行えます。
「DX化」と「IT化による業務効率化」との違いを知る
DXとよく混同されるのが、IT化です。例えばITツールを導入して手作業が削減されたことで業務効率化を図ることができたとします。しかしそれだけではDXとは呼べません。
DX化とIT化の違いを一言で表せば、目的や視点の違いです。DXは組織的に行う活動で、デジタル技術によって組織全体を変革し、新しい価値を生み出すことを目的としています。IT化はITを利用して業務効率化を図るという単純な目的で行うものです。またIT化は社内の業務に焦点が当てられていますが、DX化は異なります。DX化は社内だけでなく、顧客や取引先、社会にも目が向けられています。
単なるIT化にならないためのDX化のポイント
DX化とIT化の違いを改めてよく認識し、実施することがDX化成功につながると考えられます。次のポイントを意識して実施することが大切です。
属人性の高い業務のDX化を優先的に行う
属人性の高い業務に優先的に取り組んでいくことが有効です。なぜなら、属人性の高い業務は業務プロセスが古く、システムも老朽化していることが多いためです。また、属人化している業務を改善するには、その業務を担当している人員が在籍しているうちに行わなければなりません。このように、課題が多く、他の業務にも影響する属人性の高い業務から手を付けることで、他の業務についても自ずと最適解がわかるようになり、順次、DX化が進んでいくと考えられます。
システム導入ではなく「人」を軸に考える
DX化を考える際には、単なるシステム導入と差をつけるために、「人」を軸に考えると良いでしょう。「どこにシステムを入れようか？」ではなく、「人が行うべき創造的な業務は何か？」を考え、それ以外の業務のシステム化と、人が行うべき創造的業務を効率化するためのシステム導入を行います。これによって、単なるシステム導入で終わるのを回避できます。
DXによる業務効率化の流れ
DXを実際に進める際の流れとしては、次のステップで行っていくのが一般的です。ぜひ参考にしてみてください。
1.最適な人材を揃えてプロジェクトを立ち上げる
DX推進にふさわしい人材を部門・部署を問わず横断的に集め、プロジェクトを全社的に走らせます。DXに必要な人材は、経済産業省の独立行政法人情報処理推進機構（IPA）がDXを推進する人材の役割や習得すべきスキルを定義した「DX推進スキル標準（DSS-P）」に示されています。人材類型として5つが定義されており、目的設定や関係者のコーディネートを通じて目的達成へと進めるビジネスアーキテクトから、データ解析などの仕組み設計を担うデータサイエンティスト、システムやソフトウェアを設計・構築・運用するソフトウェアエンジニアまで、幅広い役割の人材が求められます。
2.現状分析と課題と目的の明確化
プロジェクトメンバーが互いに課題を出し合い、現状分析をしっかり行った上で解決したい課題を特定し、DXプロジェクトの目的を明確にします。
3.課題解決方法、技術の選定
具体的な課題解決方法とそれに伴う技術、システムなどの選定を行います。
4.実施計画
実施のスケジュールを立てて、確実に実行できるようにします。
5.導入・運用
実際にプロジェクトの運用を始めます。必要に応じてシステムを導入します。
6.定期的に見直し・改善
運用を行いながら、必ず定期的な見直しを行います。課題を見つけてその都度、改善していくことが重要です。
DXプロジェクトを実施するにあたって、単なるIT化にならないためには、ステップ2で明確化した目的を常に確認し、全社的に共有し合うことをおすすめします。
DX推進で業務効率化を実現した事例
実際に、DXを推進して業務効率化を実現した事例を3つご紹介します。
製造業「製造工程のデジタルによる可視化を実現」
ある製造業の企業は、生産の進捗確認のたびに工場の生産現場へわざわざ赴いていました。また図面などの紙書類を印刷する手間も生じていました。
そこで、TOPPANのクラウド型製造DXサービス「NAVINECT®Cloud」を利用して製造工程のデジタル化を実現しました。システムとICタグを組み合わせることによって、製造指示書の自動読み取りによる工程登録の自動化を行ったのです。
さらにタブレット端末上で作業実績・在庫情報を遠隔から確認できるようになったことで、業務負荷を削減できました。
出版業「過去のアーカイブからデータの集約管理によって時短効率化」
ある出版会社は、雑誌を物理的に棚に入れて管理していたため、過去に雑誌に掲載した版下データを使用する際は、出社する必要がありました。これはリモートワークの際には大きな手間でした。
この業務負荷の課題を受け、TOPPANの「Toppan Light -DAM」を利用し、システム上で版下データを集約して管理する仕組みを導入。リモートワークでも作業が可能となり、出社する必要がなくなりました。
総合スーパー「SNSと関連付けたデジタルチラシで売り上げアップ」
ある総合スーパー事業を行う企業は、これまでは月間特売商品を羅列しただけのPDFチラシをWEB上に展開していましたが、成果が伸びませんでした。そこでTOPPANの「未来のチラシ®」を導入し、SNSにおけるハッシュタグと商品データを関連付けしたハッシュタグチラシを展開。歳時トレンドに合わせたテーマでまとめて展開したところ、掲載商品の売り上げが月に平均130～160％となりました。
まとめ
DXによる業務効率化はすでに各所で実現しており、業務変革につながっています。ポイントは、単なるIT化による業務効率化にならないために、DXとしての目的を見失わないことといえます。
さらにDXへの理解を深めたい方や、業務効率化が実現するシステム導入をご検討の方は、ぜひTOPPANの情報誌 「ideanote（アイデアノート）」やサービスページをご覧ください。
2023.11.17