電帳法とは？
改正内容から対応するポイントまで
わかりやすく解説！
2022年1月の改正を受け、電子帳簿保存法への対応や調整が必要になっています。そこで今回は、電子帳簿保存法とは何か、2022年1月開始の電子帳簿保存法の改正の内容や対象書類と3つの区分、企業が電帳法対応時に注意するポイントをご紹介します。
■電帳法とは
電帳法とは「電子帳簿保存法」の略称で、国税関係の法人税法や所得税法で保存が義務付けられている帳簿・書類を、電子データで保存するためのルール等を定めた法律です。
電帳法は、デジタル化の進展に伴い、企業の効率化と紙の使用削減を目的としています。電帳法の適用を受ける企業は、税務調査に備えて電子データの整備と管理が求められます。
対象となる帳簿・書類は、具体的には総勘定元帳などの帳簿類や貸借対照表などの決算書、請求書や納品書などの取引関係書類です。一定の条件を満たせば電子化して保存することが認められています。
法律自体は1998年に施行され、何度か改正されて現在に至ります。（最新改正2021年度）
電帳法の遵守は、単に法律を守ること以上の意味を持ちます。データのデジタル化は、業務の効率化はもちろん、データ分析を通じた経営戦略の最適化にも寄与します。そのため、電帳法の理解と対策は、企業の持続可能な成長を支える基盤となるのです。
■2022年1月開始の電帳法の改正の内容
電帳法は、2021年度に改正され、2022年1月に施行されました。
その改正の要点について確認しておきましょう。
●2021年度改正の背景
1998年の電帳法施行後、制度の普及があまり進まないことから、2015年以降、たびたび保存要件に関する規制緩和が行われてきました。2022年1月改正では保存要件に関する規制がさらに緩和され、従来よりも帳簿書類を電子化しやすくなりました。
●改正の要点
今回の改正では、リモートワークの普及により、さらに問題視されるようになった紙の文書による業務の非効率さを受け、抜本的な見直しが行われました。
・税務署長の事前承認制度が廃止に
税務署長の事前承認制度が廃止となりました。従来は電子取引以外の帳簿書類を電子化する場合、所轄税務署に申請し、事前承認を得る必要がありましたが、その事前承認が不要となりました。
・タイムスタンプ付与に関する要件緩和
スキャナ保存や電子取引において、タイムスタンプを付与する必要がありますが、その期間が最長2ヶ月に延長されました。スキャナ保存においては電子データの修正・削除の履歴が残るシステムを使う場合、タイムスタンプ付与が不要となりました。
・検索機能に関する要件緩和
帳簿・書類・スキャナ・電子取引において、複雑な検索機能が求められていましたが、その要件が緩和されました。
・不正行為に対するペナルティ強化
スキャナ保存および電子取引における電子データの記録事項に関する改ざん、隠ぺい等の不正行為に対するペナルティが強化されました。
これらは主な改正内容であり、他にも改正されています。改正内容をすべて確認したうえで、対応が必要な項目について対応することが求められます。
■電帳法の対象書類と3つの区分
ここで電帳法にこれから対応するという場合に知っておきたい基本的事項を確認しておきましょう。対象書類は何を指すのか、そして「保存」に関しては具体的に何を指すのかをご紹介します。
●対象書類
対象書類は、国税関係帳簿、国税関係書類、電子取引の3種類です。主な書類は次の通りです。
国税関係帳簿…仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、買掛帳など
国税関係書類…貸借対照表、損益計算書、請求書、見積書、納品書、領収書など
電子取引（電子メール、EDI、クラウドサービスによる授受）…請求書、見積書、納品書、領収書など
●3つの区分
保存方法は、3つの区分があります。
1.電子帳簿等保存
はじめからPC等で電子的に作成した帳簿・書類を、要件に基づいてデータのまま保存することです。
2.スキャナ保存
相手先から紙で受領、もしくは自社で作成した書類をスキャンし、画像データで保存することです。
3.電子取引データ保存
電子データとして授受した取引情報を要件に基づいてデータのまま保存することです。
3つの区分のうち、1と2は任意で対応するものですが、3については該当する場合は義務となっています。ただし、3は2023年12月末までに行われた分は紙保存が認められるため、実質、義務化は2024年1月からとなります。
■電帳法の対象とならない書類
電帳法では、すべての書類が対象となるわけではありません。電帳法において、非対象書類を理解することは、効率的な文書管理と法令遵守の両立に不可欠です。
電帳法の基本的な目的は、帳簿記録や関連する商取引文書を電子的に保存することを認めることにありますが、「個人情報を含む書類」や、「社内の非公式なメモや通信」 などは対象外です。
また、「一時的な使用を目的とした文書」や、「法的な保存義務がない内部報告書」も含まれません。
企業が電帳法を遵守する際には、どの文書を電子形式で保存すべきか、またどの文書を物理形式で保持し続けるかを明確に区分することが求められます。正確な区分は、法的な問題を避け、経営の効率化に直結します。
■電帳法に対応するメリット
電帳法に対応することで、具体的にどういったメリットが期待できるのでしょうか。電帳法に対応して帳簿書類を電子化するメリットについて確認していきます。
まず、データの管理とアクセスの効率が大幅に向上します。電子形式で文書を保存することで、情報へのアクセスが迅速かつ容易になり、業務のスピードと生産性が向上します。また、物理的なスペースを節約できるため、オフィスの利用効率を高めることが可能です。
次に、コンプライアンスとセキュリティの強化が期待できます。電子帳簿保存法に準拠することで、法的要件を遵守しやすくなるだけでなく、データのバックアップと保護が容易になり、事業継続計画にも寄与します。
さらに、環境への配慮としても、紙の使用を減らすことにつながり、企業のエコフレンドリーなイメージ向上に貢献します。これは、社会的責任を果たす企業としての評価を高める要素となり得ます。
結論として、電子帳簿保存法への対応は、効率化、コンプライアンスの強化、環境保護という3つの大きなメリットを企業にもたらします。
■企業が電帳法対応時に注意するポイント
すべての企業や団体が対応しなければならない電帳法。対応するときのポイントをご紹介します。
・中小企業も対応が必要
電子帳簿保存方法は事業規模に関わらず、すべての企業・個人事業主が対象です。そのため、中小企業も対応が必要となります。
・電子取引データ保存は2024年1月から義務化
先述の通り、電子取引データ保存は2024年1月から義務化されます。電帳法は従来、ペーパーレス化に取り組みたい事業者が検討するものでしたが、これからはすべての事業者に関係することになります。早めに対応の準備をすることが求められます。
・システム対応も欠かさずに
電帳法の改正を受け、電子取引に関連するすべてのシステムにおいても対応を行う必要があります。
まとめ
電帳法についての概要や改正の要点、対応のポイントをご紹介してきました。細かな対応には、専門知識が求められます。電子取引データ保存は2024年1月から義務化されますので、期限までに対応、対策が必要となります。そこでTOPPANのアーカイブサービスをご利用いただくとコンサルティング、文書管理システムの導入の支援、文書電子化のバックオフィス業務までご提案いたしますので人員確保等、確実に実施できる体制づくりを検討しましょう。
2024.05.20