大学入試における事務業務でこんなお悩みはありませんか？
入試事務に追われ、広報や学生募集など本来の業務に注力できない
紙の出願書類のデータ化や整理、不備確認に多くの工数がかかっている
業務ごとに委託先が分かれ、管理や調整の負担・コストが増大している
個人情報や試験問題の厳重な管理が求められるが、学内のリソースだけでは徹底が難しい
受験番号管理や合否判定などミスが許されない業務が多く、教職員へのプレッシャーが大きい
入試方式や学部の多様化に伴って事務量が急増しており、従来の体制では対応しきれない
細かい作業が多く業務が属人化しており、担当者の引き継ぎや短期スタッフの教育が難しい
業務効率化の必要性は感じているものの、何からデジタル化やDXを進めるべきか分からない
入試特有の季節的な業務量の波に対し、一時的な人員確保やコストの調整が難しい
TOPPANの「大学入試事務BPOサービス」が
入試業務の「全体最適化」でコア業務への集中を実現します
近年、大学入試は方式の多様化により一層複雑化しており、
関連業務は大きく「企画」「募集」「事務」「試験」の4つに分類されます。
このうち、出願受付などの事務や当日の会場運営といった試験は、季節的な業務量の波が激しい
ノンコア業務です。しかし、個人情報や試験問題を扱うためミスが許されない業務であり、
厳重なセキュリティ対策が学内リソースを大きく圧迫しています。
こうした事務や試験の課題を解決するため、TOPPANの「大学入試事務BPOサービス」では、
入試のフェーズに合わせた以下の3つの領域で業務を包括的にサポートします。
＜出願受付・管理事務＞
願書受付から問い合わせ対応、書類不備の確認、出願者情報のデータ化までを一括対応。
＜試験実施・会場運営＞
人員・会場の手配や問題冊子の厳重な納品、当日の運営から採点処理までを安全に実行。
＜入学手続き事務＞
各種書類の受付や写真照合、辞退対応、学生証の発行・発送手続きなどをスムーズに代行。
一気通貫でのご依頼はもちろん、貴学の課題に合わせた一部業務のみの委託や複数業務の組み合わせにも柔軟に対応可能です。また、業務運用と並行して専門チームが業務分析を行い、コスト最適化や効率化に向けた改善案をご提案します。
TOPPANへのアウトソーシングでセキュアかつ正確な業務運用を実現することで、貴学は「企画・募集」といった入学者獲得に直結する本来のコア業務に専念でき、大学の競争力強化へとつながります。
大学入試事務BPOサービスの導入事例
大学入試事務BPOサービスの導入例をご紹介します。
- K大学 支援事例
AI-OCR等のデジタル活用による出願受付業務の効率化 -
K大学様（対象規模28,000件）では、紙の出願書類の審査やデータ入力など、アナログで属人的な事務処理による業務負荷が課題でした。
TOPPANは、出願確認票や調査書の受付、審査、不備対応までを包括的に受託しました。さらにAI-OCRを導入して入力作業のコストと工数を大幅に削減し、大学の基幹システムに合わせたデータ加工・管理を行いました。
これにより、属人化の解消とデータ基盤の構築を実現。業務全体の効率化と生産性向上に貢献しました。
- A大学 支援事例
ハイセキュア環境とシステム一元管理による入学手続きの迅速化 -
A大学様（対象規模3,200件）では、入学に必要な書類の受取や確認、不備対応において、セキュリティの確保と処理の迅速化が求められていました。
TOPPANは、ネットワークの分離やアクセス管理を徹底した安全なLAN環境を構築し、サイバー攻撃などのリスクを低減。さらに、提出書類をデジタル化して各種ステータス情報を一元管理する専用システムを導入することで、書類不備への迅速な対応とフローの効率化を実現し、安定した運用体制を提供しました。
大学入試事務BPOサービスの特徴
- 1
- 川上から川下まで一気通貫のサポート体制
業務の全体設計やシステム開発といった上流工程から、願書受付、問い合わせ対応、試験当日の会場運営や資材発送などの下流工程まで、TOPPANグループ内で一貫して対応します。
従来、業務ごとに別々の業者へ委託することで発生していた連携ミスや重複作業を防ぎ、入試業務全体の効率化とコスト最適化を実現します。
業務の全体設計やシステム開発といった上流工程から、願書受付、問い合わせ対応、試験当日の会場運営や資材発送などの下流工程まで、TOPPANグループ内で一貫して対応します。
従来、業務ごとに別々の業者へ委託することで発生していた連携ミスや重複作業を防ぎ、入試業務全体の効率化とコスト最適化を実現します。
- 2
- 業務を根本から見直すBPR × DX提案
単なる業務委託にとどまらず、専門チームが業務分析を行い、プロセス自体を見直す「BPR」の視点で支援します。AI-OCRを用いた出願書類のデータ化や、RPAによる自動化など、最新のDXツールを現場に実装することで、属人化したノンコア業務を効率化し、教職員が「企画・募集」といったコア業務に集中できる環境を構築します。
また、電話や郵送などのアナログ対応とデジタル技術を融合させた『ハイブリッドなBPO』により、複数チャネルにまたがる複雑な入試業務をシームレスに処理します。
単なる業務委託にとどまらず、専門チームが業務分析を行い、プロセス自体を見直す「BPR」の視点で支援します。AI-OCRを用いた出願書類のデータ化や、RPAによる自動化など、最新のDXツールを現場に実装することで、属人化したノンコア業務を効率化し、教職員が「企画・募集」といったコア業務に集中できる環境を構築します。
また、電話や郵送などのアナログ対応とデジタル技術を融合させた『ハイブリッドなBPO』により、複数チャネルにまたがる複雑な入試業務をシームレスに処理します。
- 3
- 金融機関向け実績で培ったハイセキュアな運用環境 印刷テクノロジーを基盤とした厳格な情報管理体制を保有。生体認証による入退室管理、24時間監視カメラ、外部から遮断された安全なLAN環境、専用の耐火金庫などを備えたセンターで、大切な個人情報や試験問題を万全の体制で守ります。
印刷テクノロジーを基盤とした厳格な情報管理体制を保有。生体認証による入退室管理、24時間監視カメラ、外部から遮断された安全なLAN環境、専用の耐火金庫などを備えたセンターで、大切な個人情報や試験問題を万全の体制で守ります。
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- 豊富な実績と専門人材による高品質な安定稼働 公共機関や民間企業をはじめ1,200社以上の支援実績を持ち、全国に20か所のBPO拠点（BCP対応）を保有しています。専門知識を持った100名以上の業務設計専門家がプロジェクトに参画し、入試特有の季節的な業務量の波や、万が一の災害時にも柔軟かつ高品質に対応できる分散体制を整えています。
公共機関や民間企業をはじめ1,200社以上の支援実績を持ち、全国に20か所のBPO拠点（BCP対応）を保有しています。専門知識を持った100名以上の業務設計専門家がプロジェクトに参画し、入試特有の季節的な業務量の波や、万が一の災害時にも柔軟かつ高品質に対応できる分散体制を整えています。
大学入試事務BPOサービスの流れ
TOPPANの大学入試事務BPOサービスの流れを解説します。
課題把握から導入・振り返りまでのステップを具体的にご紹介します。
-
STEP 1
課題把握
現在の外部委託業務における課題や改善に向けたご要望を詳細にヒアリングし、一覧化することで現状を可視化します。また、単なる業務委託にとどまらない、BPR（業務プロセス再構築）の視点から根本的な課題を洗い出します。
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STEP 2
改善方針の策定
現在の委託先との比較や追加で開示いただいた情報をもとに、TOPPANの強みを活かした具体的な業務の改善方針を策定します。
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STEP 3
改善策・お見積りのご提案
貴学の状況に即したBPO改善提案と概算の効果試算を行い、具体的な移行プランとお見積りをご提示してご契約へ進みます。
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STEP 4
導入準備
移行に向けた計画書や管理ツールを作成し、要件定義に基づく詳細な業務設計、システム開発、テスト運用を行い受け入れ体制を整えます。
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STEP 5
導入・振り返り
本格的な業務運用を開始し、定期的なモニタリングと結果分析から改善すべき課題を抽出し、継続的な業務品質の向上につなげます。
よくある質問
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全ての業務ではなく、一部の業務だけの委託や、複数の業務を組み合わせた委託は可能ですか？
はい、可能です。出願から試験当日の運営、入学手続きまでの「一気通貫」でのご依頼はもちろん、貴学の課題に合わせて一部の業務のみや、複数業務の組み合わせにも柔軟に対応します。
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個人情報や試験問題など、機密性の高い情報の取り扱いが不安です。セキュリティ対策はどうなっていますか？
金融機関向けのサービス提供などで培った強固なセキュリティ環境を備えたセンターで業務を行います。生体認証による入退室管理、24時間監視カメラ、外部から遮断された安全なLAN環境などを完備し、万全の体制で大切な情報をお守りします。
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紙の願書や、電話での問い合わせなど、アナログな対応もお願いできますか？
はい、お任せください。AIやRPAなどのデジタル技術を活用するだけでなく、電話・郵送・紙書類の処理といったアナログな業務も融合した「ハイブリッド対応」がTOPPANの強みです。複雑なマルチチャネルの業務もシームレスに処理します。
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単なる業務代行だけでなく、業務の効率化などの提案もしてもらえますか？
はい、もちろんです。単なる事務作業の切り出しにとどまらず、専門チームが業務分析を行います。プロセス自体を根本から見直すBPR（業務プロセス再構築）の視点から、AIなどのDXツールを活用した業務効率化やコスト最適化に向けた改善案をご提案します。
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これまでにどのような実績がありますか？
公共機関や金融機関、民間企業をはじめ、1,200社以上の支援実績がございます。