保守・メンテナンス業務でこんなお悩みはありませんか？
見積作成や日程調整などの事務処理に追われ、本来注力すべきコア業務が圧迫されている
電話やメールなど窓口が分散し、アナログ対応に追われて慢性的な人手不足に陥っている
業務が特定の担当者に依存して属人化しており、拠点や人によって対応品質に差が出ている
季節や時間帯による入電数の変動が激しく、柔軟な人員確保や採用コストの抑制が難しい
事務と物流の連携不足により、部品の誤発送や在庫確認の手間などの非効率が発生している
複数の委託先管理による調整コストが肥大化し、業者間の確認工数や連絡の手間に悩んでいる
対応履歴がExcel等に散在し、全体の進捗状況の把握やトラブル時のリスク管理が遅れている
アナログ管理からの脱却やAI活用を進めたいが、社内にノウハウがなくDX化が停滞している
TOPPANの「保守・メンテナンス代行BPOサービス」が
問い合わせ受付から事務局運営・部品物流などの各種業務を
ワンストップで包括的にサポートし、保守業務の全体最適化を実現します
TOPPANは、自治体や官公庁などの公共案件で培った堅牢なセキュリティ基盤と、
民間企業での豊富なBPO運用ノウハウを融合し、単なる業務代行にとどまらず、
業務プロセス全体を「BPR」の視点で再設計します。
従来は分断されがちだった受付・事務局・手配・物流拠点の機能を、TOPPANが一気通貫で連携。
アナログ管理で属人化しやすい受付・手配業務と、物理的なモノの動きが伴う部品発送業務を
システムと運用の両面からシームレスにつなぐことで、確認工数や配送ミスを削減し、
「無駄なコストを抑えた賢い運用」を実現します。
さらに、TOPPANの現場運用力に最新のAI技術を掛け合わせることで、
慢性的な人材不足や繁閑差の課題も解決します。
過去のデータに基づく入電数予測AIによる最適な人員配置や、ボイスボットによる24時間自動応答からVOC分析まで、
デジタル技術を現場に実装し、効率化を推進します。
単なるコスト削減だけでなく、本来注力すべき「コア業務への集中」と「CXの向上」に貢献し、
事業成長を支える強固なメンテナンス体制の構築を実現します。
保守・メンテナンス代行BPOサービスの導入例
保守・メンテナンス代行BPOサービスの導入例をご紹介します。
- 生活家電メーカー 支援事例
事務・物流のワンストップ化によるCXの向上 -
生活家電メーカー様では、修理受付や配送手配などの業務委託先が分かれており、各業者間の連携コストや確認工数の肥大化が課題でした。
TOPPANは協力会社と連携して、問い合わせ受付から修理センターへの見積依頼、配送業者への集荷手配までを一元管理するワンストップ体制を構築。窓口のたらい回しを解消し、IoT家電のアプリ設定案内などの手厚いサポートも併せて実施することで、業務効率化と同時にCXの向上を実現しました。
保守・メンテナンス代行BPOサービスの特徴
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- 事務局から物流まで「継ぎ目」のないワンストップ対応 「カスタマー窓口」「修理サポートセンター」「部品供給センター」の機能をTOPPANが一括で運用します。従来、別々の業者に発注することで発生していた業務間のタイムラグや情報の分断を解消します。問い合わせ受付から修理手配、部品発送までを一気通貫で管理することで、スムーズな顧客対応を実現します。
「カスタマー窓口」「修理サポートセンター」「部品供給センター」の機能をTOPPANが一括で運用します。従来、別々の業者に発注することで発生していた業務間のタイムラグや情報の分断を解消します。問い合わせ受付から修理手配、部品発送までを一気通貫で管理することで、スムーズな顧客対応を実現します。
- 2
- 業務プロセス全体を再設計する「BPR × DX」提案 単なる業務代行にとどまらず、現状の業務課題を分析し、プロセス自体を最適化する「BPR」の視点で支援します。AIやRPAなどのデジタル技術を組み合わせることで、属人化したノンコア業務を可視化・標準化し、社員がコア業務に集中できる環境を構築します。
単なる業務代行にとどまらず、現状の業務課題を分析し、プロセス自体を最適化する「BPR」の視点で支援します。AIやRPAなどのデジタル技術を組み合わせることで、属人化したノンコア業務を可視化・標準化し、社員がコア業務に集中できる環境を構築します。
- 3
- 受発注システム連携による「3PL物流最適化」 印刷業務の多品種小ロット対応で培ったノウハウを活かし、部品物流を最適化します。受発注システムと事務局運営を連携させることで、在庫管理からピッキング、配送手配、故障品の回収までを包括的に管理します。正確な在庫把握とスピーディな発送により、コスト削減と配送品質の向上を両立します。
印刷業務の多品種小ロット対応で培ったノウハウを活かし、部品物流を最適化します。受発注システムと事務局運営を連携させることで、在庫管理からピッキング、配送手配、故障品の回収までを包括的に管理します。正確な在庫把握とスピーディな発送により、コスト削減と配送品質の向上を両立します。
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- 公共案件で培った「堅牢なセキュリティ体制」 ISMSやプライバシーマークを取得しており、業界要件に対応した堅牢な環境を完備しています。国や自治体の公共事業で培った高セキュリティなデータ管理ノウハウを活用し、顧客の個人情報や技術情報などの重要データを安全に管理・運用します。
ISMSやプライバシーマークを取得しており、業界要件に対応した堅牢な環境を完備しています。国や自治体の公共事業で培った高セキュリティなデータ管理ノウハウを活用し、顧客の個人情報や技術情報などの重要データを安全に管理・運用します。
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- 最新AIの実装による「人材不足解消・品質平準化」 TOPPANの現場運用ノウハウに最新のAI技術を実装します。AIロールプレイングによる教育期間の短縮や、入電数予測AIを用いた最適な人員配置、ボイスボットによる24時間対応などにより、慢性的な人材不足や対応品質のバラつきといった課題を解決します。
TOPPANの現場運用ノウハウに最新のAI技術を実装します。AIロールプレイングによる教育期間の短縮や、入電数予測AIを用いた最適な人員配置、ボイスボットによる24時間対応などにより、慢性的な人材不足や対応品質のバラつきといった課題を解決します。
保守・メンテナンス代行BPOサービスの流れ
TOPPANの保守・メンテナンス代行BPOサービスの流れを解説します。
初期相談から契約、サービス開始までのステップを具体的にご紹介します。
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STEP 1
現状分析・ヒアリング
専門スタッフが貴社の現状の業務フロー（受付、手配、物流、管理など）を詳細にヒアリング。各拠点に分散している業務や、アナログ管理でブラックボックス化している課題を洗い出し、本来注力すべき「コア業務」と外部委託可能な「ノンコア業務」の切り分けを行います。
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STEP 2
BPR（業務改革）プランのご提案
現状分析に基づき、単なる代行ではなく業務プロセス自体を最適化する「BPR」の視点で設計を行います。AIやRPAなどのデジタル技術を活用した効率化案や、受付から部品発送までをワンストップでつなぐ最適な運用フロー、およびコストシミュレーションをご提示します。
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STEP 3
運用構築・システム連携
業務マニュアルの整備や、貴社の顧客データベース・受発注システムとの連携テストを行います。また、AIロールプレイングを活用したオペレーター教育や、部品保管倉庫（WMS）の在庫連携など、高品質なサービス開始に向けた環境構築を完了させます。
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STEP 4
サービス導入・運用開始
問い合わせ受付から修理業者の手配、部品の発送・回収まで、TOPPANが窓口となり一気通貫で対応します。
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STEP 5
効果検証・改善提案
運用開始後も、入電数予測AIによる人員配置の適正化や、VOC（顧客の声）分析による品質改善を継続的に行います。蓄積されたデータを基に、さらなるコスト削減や顧客満足度（CX）向上に向けた定例報告・改善提案を実施します。
よくある質問
保守・メンテナンス代行BPOサービス よくある質問
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問い合わせ対応だけでなく、修理の手配や部品の発送まで一括でお願いできますか？
可能です。TOPPANでは「カスタマー窓口」「修理サポートセンター」「部品供給センター」の機能をワンストップで提供しています。問い合わせ受付から、修理業者の手配・スケジュール調整、さらには予備部品の在庫管理・発送指示や故障品の回収まで、保守メンテナンスに関わる業務を一気通貫で管理・運用いたします。
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現状の業務フローが複雑で整理されていませんが、相談可能でしょうか？
問題ございません。単なる業務代行にとどまらず、BPRの視点からご支援します。 属人化している業務やアナログな手順を可視化・標準化し、AIやRPAなどのデジタル技術も組み合わせた最適な運用体制をご提案します。
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季節によって問い合わせ件数に大きな波（繁閑差）があるのですが、対応できますか？
対応可能です。過去のデータに基づく「入電数予測AI」を用いた最適な人員配置を行うほか、ボイスボットによる自動応答などを組み合わせて柔軟に対応します。また、繁忙期前に保守案内を行う「アウトバウンドコール」を実施して需要を分散させるなど、ピーク時の入電抑制とコスト削減に向けた施策もご提案いたします。
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顧客の個人情報や技術情報などのセキュリティ管理は大丈夫でしょうか？
TOPPANはISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やプライバシーマークを取得しており、業界要件に対応した堅牢なセキュリティ環境を完備しています。国や自治体の公共事業で培った高セキュリティなデータ管理ノウハウで、機密性の高い情報も安全に管理・運用いたします。
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部品の在庫管理や配送も任せられますか？
お任せください。受発注システムと事務局運営を連携させることで、部品の在庫管理からピッキング、配送手配、故障品の回収までを包括的に管理します。印刷業務の多品種小ロット対応で培ったノウハウを活かし、正確な在庫把握とスピーディな発送を実現し、配送ミスの削減とコスト適正化に貢献します。
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既に利用している顧客データベースや基幹システムとの連携は可能ですか？
可能です。貴社の顧客データベース（DB）と連携し、修理受付時の顧客情報の参照や、対応履歴の更新などを行います。例えば、顧客DBからキーマンリサーチを行って営業支援に繋げたり、アナログ管理されている情報をデジタル化して一元管理するなど、システムと運用の両面から全体最適化をご支援します。